Должностная инструкция руководителя структурного подразделения предприятия. Руководитель обособленного подразделения

1. Руководитель подразделения относится к категории руководителей.

2. На должность руководителя подразделения принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности, в том числе на руководящих должностях, не менее 5 лет.

3. Руководитель подразделения принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Руководитель подразделения должен знать:

Законодательные и нормативные правовые акты, руководящие материалы, определяющие основные направления соответствующей отрасли экономики, науки и техники;

Постановления, приказы, распоряжения, руководящие и нормативные материалы вышестоящих органов, касающиеся редакционно-издательской деятельности;

Передовой опыт издательской деятельности аналогичных предприятий, учреждений, организаций;

Отечественные и зарубежные достижения науки и техники в соответствующей области знаний;

Порядок разработки планов издания литературы, графиков редакционных и производственных процессов изданий;

Порядок заключения издательских договоров с авторами, договоров и трудовых договоров (контрактов) на выполнение полиграфических и оформительских работ;

Экономику издательского дела; спрос потребителей, состояние и перспективы развития рынков сбыта литературы;

Действующие системы оплаты труда работников редакционно-издательских подразделений;

Порядок подготовки рукописей к сдаче в производство, корректурных оттисков к изданию;

Технологию полиграфического производства;

Порядок лицензирования издательской деятельности;

Организацию труда;

Трудовое законодательство;

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности руководитель подразделения руководствуется:

Законодательством РФ,

Уставом организации,

Настоящей должностной инструкцией,

Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Руководитель подразделения подчиняется непосредственно (указать должность).

7. На время отсутствия руководителя подразделения (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Введение

Материальное стимулирование - это комплекс различного рода материальных благ, получаемых или присваиваемых персоналом за индивидуальный или групповой вклад в результаты деятельности организации посредством профессионального труда, творческой деятельности и требуемых правил поведения.

Следовательно, в понятие материального стимулирования включаются все виды денежных выплат, которые применяются в организации, и все формы материального неденежного стимулирования. На сегодняшний день в отечественной и зарубежной практике используются следующие виды прямых и косвенных материальных выплат: зарплата, премии, бонусы, участие в прибылях, дополнительные выплаты, отсроченные платежи, участие в акционерном капитале.

Центральная роль в системе материального стимулирования труда принадлежит заработной плате. Она остается для подавляющего большинства трудящихся основным источником доходов, а значит, заработная плата и в перспективе будет наиболее мощным стимулом повышения результатов труда и производства в целом.

Функции и задачи руководителя малого структурного подразделения в организации его деятельности.

В высших эшелонах управления (дирекции) решаются вопросы стратегического порядка: формируются кадровая политика, стратегия и тактика ее реализации, задания на разработку методических и нормативных материалов (документов), осуществляются контроль за их выполнением и общее руководство всеми подразделениями по работе с кадрами.

На уровне отдельных производств в объединении работа по управлению персоналом носит в основном оперативный характер. Разделение функций управления кадрами между аппаратом дирекции и руководителями отдельных производственных структур должно быть достаточно четким, исключающим параллелизм в работе, что повышает ответственность за результаты.

Функции управления кадрами на уровне цеха выполняют линейные руководители цеха (начальник цеха, мастера, бригадиры), а также специалисты цеховых управленческих структур (экономисты, инженеры-организаторы, нормировщики), цеховые общественные организаций (прежде всего профсоюз). Линейные руководители участвуют в наборе персонала, а мастера вместе со специалистами обеспечивают условия для высокопроизводительного труда и использования работника по его способностям.

Основные приоритеты координации: согласование, сбалансированность, равновесие, страхование, резервирование, управляемость. Координация осуществляется на основе информации с помощью организационных структур, а также посредством создания рабочих групп, информационных систем, назначения координатора.

По своему характеру координационная деятельность бывает:

Превентивная, т.е. направленная на предвидение проблем и трудностей;

Устраняющая, т.е. предназначенная для устранения перебоев, возникающих в системе;

Регулирующая, т.е. способствующая сохранению существующей схемы работы;

Стимулирующая, т.е. улучшающая деятельность системы или существующей организации даже при отсутствии конкретных проблем.

Для выполнения данной функции используются:

– всевозможные документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы);

– результаты обсуждения возникающих проблем на совещаниях, собраниях, и т.д.;

– технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работ в организации.

С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организации, мотивации и контроля).

В общей функции координации можно выделить два основных направления.

1. Координация деятельности между структурными подразделениями.

2. Согласованность между отделами и службами предприятия путем установления рациональных связей между ними, для чего в организации должны выполняться следующие мероприятия:

Выяснение причин отклонения от плановых заданий;

Определение состава дополнительных работ и порядок их выполнения;

Определение состава резервов, выделяемых организацией для выполнения дополнительных работ;

Перераспределение обязанностей и ответственности между должностными лицами;

Оперативное принятие мер для устранения отклонений.

В организациях, ориентированных на долгую и плодотворную работу, координация рассматривается как дополнение и расширение функции организации. В процессе реализации данной функции руководителями высших уровней часто осуществляется в основном лишь координация внешних связей. В других случаях, например, при формировании программно-ориентированных систем типа творческих групп, координация становится основной организующей функцией, ибо в данных системах требуется не жесткая формализация, а лишь согласованность творческих усилий, целенаправленность на идеи, их мотивированность. Рабочая группа – это, как правило, временный коллектив, сформированный для решения конкретной краткосрочной проблемы с привлечением представителей различных служб. Достоинством такой группы является возможность ее формирования в сжатые сроки, что позволяет оперативно решать возникающие вопросы.

Координация посредством информационных систем предполагает обмен информацией внутри подразделений и между ними с помощью компьютерной сети. Такая информационная система позволяет составлять и распространять электронным способом отчеты, памятные записки, бюллетени и другие документы.

Совместная работа отдельных сотрудников, осознающих необходимость объединения усилий, будет наиболее эффективна только при четком понимании каждым из них своей роли в коллективных усилиях и того, как их роли взаимосвязаны, поэтому различают следующие виды взаимозависимости подразделений предприятия:

1. Номинальная взаимозависимость. Подразделения, объединяемые этой взаимозависимостью, вносят вклад в общее дело, но непосредственно между собой не связаны. (Заводы-смежники, обеспечивающие самыми разнообразными материалами и полуфабрикатами, например, автомобильный завод, вносят общий вклад в производство автомобилей, но являются самостоятельными и между собой непосредственно не связаны. Степень координации их деятельности минимальна.)

2. Последовательная взаимозависимость. При таком типе связи работа подразделений, занятых на последующих этапах работы, зависит от работы на предыдущих этапах. При последовательной взаимозависимости требуется более тесная координация, чем при номинальной, особенно на более поздних этапах производства.

3. Обоюдная взаимозависимость. При таком отношении вводимые факторы производства одного подразделения становятся результатом работы другого, и наоборот.

Проблемы обеспечения эффективной координации деятельности всех подразделений организации имеют непосредственное отношение к уровню развития коммуникаций, необходимости поддержания постоянного информационного обмена. Когда руководитель производства передает указания или иную информацию через средства связи, он должен быть уверен, что его сообщение будет правильно понято и своевременно получено. Важным является и обратный процесс передачи информации – от подчиненного к руководителю. На этом этапе бывают сбои, низшее звено не всегда знает, какая информация нужна руководству для принятия тех или иных решений. В этом заключается серьезная проблема, так как источником информации для решений на самом высоком уровне являются низшие звенья организации.

Координационная деятельность осуществляется с помощью определенных механизмов, среди которых различают такие как неформальная непрограммируемая, программируемая безличная, программируемая индивидуальная и программируемая групповая координация. Для осуществления координации предприятия могут использовать один или несколько таких подходов (механизмов).

Неформальная непрограммируемая координация. Часто координация осуществляется добровольно, неформально, без предварительного планирования со стороны предприятия, поскольку практически невозможно предвидеть, запрограммировать или взаимоувязать всю деятельность. Поэтому организации в какой-то мере полагаются на добровольную координацию со стороны своих сотрудников.

Неформальная координация строится на взаимопонимании, общих установках и психологических стереотипах, диктующих необходимость совместной согласованной работы и взаимодействия. Широкое разделение труда вызывает появление тех или иных производственных, хозяйственных и социальных проблем, для решения которых используется неформальная координация. Однако имеется ряд условий, соблюдение которых должно повысить эффективность добровольной координации. Такими условиями, в частности, являются:

Работник должен знать свои задачи и задачи подразделения;

Работнику следует четко представлять, что от него требуется;

Работник должен чувствовать себя частью организации и считать своими стоящие перед ней задачи.

Часто такая причастность является результатом тщательного отбора и ориентации работников. С увеличением размера предприятия, существенными изменениями кадрового состава неформальную координацию необходимо заменить на программируемую. Вместе с тем ни одно предприятие не сможет функционировать без проведения (в той или иной форме) добровольной координации.

Программируемая безличная координация. Если для неформальной координации не создано надлежащих условий или если организация слишком сложна для того, чтобы неформальные связи оказались эффективными, то руководитель может применить стандартные методы и правила работы. Можно существенно сэкономить время, если установить способ решения часто повторяющихся проблем координации в форме процедуры, плана или курса действий. Примером такого подхода могут служить предельные сроки выполнения планов. Запрограммированные методы безличной координации используются на средних и крупных предприятиях и почти всеми малыми организациями.

Индивидуальная координация. Работники не всегда одинаково понимают задачи и направления работы. Каждый интерпретирует их так, как ему это представляется. Применительно к таким различиям используются два подхода к индивидуальной координации.

Первый подход связан с тем, что координацией, как правило, занимается руководитель, которому подчинены как минимум два подразделения. Он оценивает ситуацию и использует свое влияние для того, чтобы подразделения разрешили общую проблему. Если это не удается, он использует свои полномочия и устанавливает процедуру будущего взаимодействия. В той мере, в какой решение рассматривается как справедливое и реальное, оно снимает проблему координации.

Второй подход – деятельность специально назначенного координатора. В особенно трудных областях работа по координации настолько обширна, что возникает необходимость учредить отдельную должность. Приведем лишь несколько разновидностей второго подхода к координации:

Руководитель по продукту, т.е. лицо, выступающее в качестве связующего звена между всеми производственными службами, что способствует росту объема реализации продукции и прибыли;

Руководитель проекта, т.е. лицо, выступающее в качестве связующего звена между всеми подразделениями на протяжении всего срока выполнения проекта;

Представитель заказчика, т.е. лицо, выступающее в качестве связующего звена между всеми службами и постоянным заказчиком;

Специальное бюро, т.е. подразделение, координирующее получение и распространение всей информации для клиентов и заказчиков.

Разумеется, содержание специального координатора и его аппарата может вызывать рост прямых административных расходов. Координаторы же в данных ситуациях располагают достаточно ограниченными возможностями влиять на ход дела. Этот подход используется не часто, но может оказаться эффективным, когда время "поджимает" и издержки почти не имеют значения.

Программируемая групповая координация. Вопросы координации можно также решать на совещаниях групп – будь то регулярно заседающие комитеты или специально создаваемые комиссии. В ходе обсуждения должны учитываться и личные предпочтения, и групповые интересы, и задачи организации. На основе этих обсуждений принимаются согласованные решения. Комиссии часто являются единственным средством координации различных функций предпринимательства, объединения руководителей, работающих в разных подразделениях. Здесь происходит полезный обмен мнениями, принимаются решения, касающиеся нескольких отделов. Каждый может высказать свое мнение по принимаемому решению, но никто не может принять его самостоятельно, не учитывая мнения своих коллег.

При разных стилях управления имеются существенные различия в способах распределения заданий и работников для достижения целей предприятия. С расширением предприятия структура управления становится более жестко регламентированной. Если предприятие крупное, работает, используя неизменную технологию, на устойчивый рынок, оно, как правило, стремится формализовать свою организационную структуру. Авторитарный стиль управления характеризуется большей долей формализации, большей стандартизацией и делением на подразделения по технологии или функциям. Он предусматривает высокие иерархические структуры, небольшие зоны управляемости и значительную централизацию. Координация в этом случае осуществляется по иерархии управления, на основе устава и процедур организации, а также принятой ею стратегии. При либеральном стиле координация осуществляется неформальными методами с использованием групповых координаторов. Здесь доминируют децентрализация, большие зоны управляемости и менее высокие иерархические структуры. При либеральном стиле управления больше внимания уделяется проявлению творческих способностей работников. Все стили организации имеют ту или иную степень формализации и стандартизации, но либеральный старается свести их к минимуму и структурировать предприятие по целям. Демократический стиль управления характеризуется множеством возможных комбинаций различных стилей.

Таким образом, благодаря функции координации:

– обеспечивается динамизм работы предприятия;

– создается гармония взаимосвязей структурных подразделений;

– осуществляется маневрирование технологическими и трудовыми ресурсами внутри предприятия в связи с изменением или уточнением задач.

Похожая информация.

дает понимание того, какой круг обязанностей возложен на сотрудника, занимающего эту должность, какие права ему даются и какое место он занимает в иерархии компании. Какой может быть структура такой инструкции и что нужно в ней обязательно упомянуть, будет рассказано в нашей статье.

О должности и должностных обязанностях руководителя структурного подразделения

Средние и крупные компании для работы по каждому из направлений своей деятельности обычно выделяют по целому структурному подразделению. Каждое структурное подразделение возглавляет свой руководитель, который отвечает за выполнение задач, поставленных перед отделом, хотя отдельные организационные вопросы, например, подбор кадров или обеспечение работников отдела канцелярией, оборудованием и инструментами, могут находиться и вне его компетенции.

К основным функциям руководителя подразделения относятся:

Не знаете свои права?

• организация деятельности подразделения;
• организация безопасных условий труда на рабочих местах в подразделении.

Эти функции обычно закрепляются в трудовом договоре, заключаемом с сотрудником, конкретные же обязанности расписываются в его должностной инструкции.

Примерная структура должностной инструкции

При составлении должностных инструкций (они составляются для всех должностей организации) лучше применять единую структуру, которая в большинстве случаев включает следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.

О содержании разделов расскажем далее, но хотим при этом заметить, что в рамках данной статьи будут описаны лишь общие условия, которые могут включаться в должностную инструкцию руководителя практически любого структурного подразделения. При составлении же инструкций на местах желательно использовать и единый квалификационной справочник, в котором описываются характеристики руководителей конкретных отделов (начальника финансового отдела, начальника хозяйственного отдела и пр.).

Раздел «Общие положения»

В этом разделе приводится характеристика должности и квалификационные требования к сотруднику, претендующему на занятие места руководителя подразделения. В большинстве случаев здесь указываются:

• полное наименование должности в соответствии со штатным расписанием с указанием на то, что она относиться к категории руководителей;
• порядок назначения и увольнения сотрудника (производится обычно по приказу гендиректора);
• порядок подчиненности (руководитель структурного подразделения подчиняется гендиректору или одному из его замов);
• порядок замены сотрудника на время его отсутствия;
• указание сотрудников, которые находятся в подчинении у руководителя структурного подразделения;
• перечень законов и других нормативных актов, которыми должен руководствоваться в своей работе руководитель структурного подразделения;
• квалификационные требования (как правило, от сотрудника требуется высшее образование и стаж работы не менее 3 лет).

Раздел «Должностные обязанности»

Этот раздел должностной инструкции посвящается обязанностям руководителя структурного подразделения. Он конкретизирует те трудовые функции, которые закрепляются за сотрудником в трудовом договоре. Например, сюда могут включаться следующие обязанности:

• организация работы структурного подразделения;
• непосредственное руководство деятельностью сотрудников подразделения;
• планирование работы подразделения;
• координация работы подразделения с другими отделами компании;
• организация повышения квалификации сотрудников подразделения;
• контроль эффективности исполнения работниками своих трудовых обязанностей;
• проведение инструктажей по технике безопасности с работниками подразделения.

Напоминаем, что это обязанности, характерные для любого руководителя структурного подразделения. При составлении должностной инструкции для начальника конкретного отдела необходим также блок должностных обязанностей, связанных со спецификой деятельности именно его подразделения.

Раздел «Права»

В этом разделе перечисляются те права, которыми наделяется руководитель подразделения для исполнения своих прямых обязанностей. Чаще всего здесь говорится, что он вправе:

• вносить на рассмотрение гендиректора предложения, касающиеся улучшения деятельности подразделения;
• получать от руководителей других структурных подразделений информацию и документы, необходимые для работы;
• выносить на рассмотрение гендиректора предложения о наложении дисциплинарных взысканий на сотрудников подразделения и их поощрении;
• подписывать и визировать документы в рамках своей компетенции.

Раздел «Ответственность»

Раздел, касающийся ответственности руководителя структурного подразделения, кратко описывает виды ответственности, к которым тот может быть привлечен, и основания для этого. Например, здесь может быть сказано, что сотрудника можно привлечь:

• к дисциплинарной ответственности, если он будет замечен в нарушении трудовой дисциплины и невыполнении должностных обязанностей;
• к административной и даже уголовной ответственности, если будет уличен в совершении действий, имеющих признаки административного правонарушения или преступления соответственно;
• к материальной ответственности, если им будет причинен ущерб организации.

Применение должностной инструкции

Должностную инструкцию руководитель структурного подразделения использует как ориентир при разграничении своих должностных обязанностей с обязанностями руководства, подчиненных и руководителей других подразделений. Именно поэтому важно, чтобы обязанности во всех инструкциях были прописаны четко и не дублировались. Также в инструкции важно закрепить за руководителем такой объем прав, который позволит без проблем решать поставленные перед ним задачи.

Участвует в подборе и расстановке педагогических и иных кадров, в организации повышения их квалификации и профессионального мастерства. 2.12. Принимает участие в подготовке и проведении аттестации педагогических и других работников организации. 2.13. Обеспечивает своевременное составление установленной отчетной документации. 2.14. Принимает участие в развитии и укреплении учебно-материальной базы организации, оснащении мастерских, учебных лабораторий и кабинетов современным оборудованием, наглядными пособиями и техническими средствами обучения, в сохранности оборудования и инвентаря, оснащении и пополнении библиотек и методических кабинетов учебно-методической и художественной литературой, периодическими изданиями, в методическом обеспечении образовательного процесса. 2.15. Осуществляет контроль за состоянием медицинского обслуживания обучающихся, воспитанников. 2.16.

Должностная инструкция руководителя подразделения

Внимание

Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися деятельности подразделения. 3.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей. 3.4. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности структурного подразделения.

3.5. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех (отдельных) структурных подразделений организации. 3.6. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя организации). 3.7. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.8. Вносить предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей трудовой дисциплины. 3.9.

Должностные инструкции

Например, здесь может быть сказано, что сотрудника можно привлечь:

• к дисциплинарной ответственности, если он будет замечен в нарушении трудовой дисциплины и невыполнении должностных обязанностей;
• к административной и даже уголовной ответственности, если будет уличен в совершении действий, имеющих признаки административного правонарушения или преступления соответственно;
• к материальной ответственности, если им будет причинен ущерб организации.

Применение должностной инструкции Должностную инструкцию руководитель структурного подразделения использует как ориентир при разграничении своих должностных обязанностей с обязанностями руководства, подчиненных и руководителей других подразделений. Именно поэтому важно, чтобы обязанности во всех инструкциях были прописаны четко и не дублировались.

Должностная инструкция начальника структурного подразделения

Совместно с отделом кадров обеспечивает своевременное рабочими предварительных и периодических медицинских осмотров.2.2.20. Отстраняет от работы работников, нарушающих правила безопасного ведения работ, а также таких, которые находятся в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.2.2.21. Организует и непосредственно руководит работами по обеспечению безопасных и здоровых условий труда в структурном подразделении, обеспечивает нормальное состояние воздушной среды и освещенности на рабочих местах.2.2.22.
Принимает участие в работе комиссии по аттестации рабочих мест в структурном подразделении по условиям труда, разработке мероприятий по улучшению условий и безопасности труда в структурном подразделении и организует их выполнение.2.2.23.

Пример должностной инструкции для руководителя филиала

ТК РФ назначается лицо, не имеющее или не имевшее судимости, не подвергающееся или не подвергавшееся уголовному преследованию (за исключением лица, уголовное преследование в отношении которого прекращено по реабилитирующим основаниям) за преступления против жизни и здоровья, свободы, чести и достоинства личности (за исключением незаконного помещения в психиатрический стационар, клеветы и оскорбления), половой неприкосновенности и половой свободы личности, против семьи и несовершеннолетних, здоровья населения и общественной нравственности, основ конституционного строя и безопасности государства, а также против общественной безопасности. 1.4. Руководитель структурного подразделения назначается на должность и освобождается от нее приказом [наименование должности руководителя]. 1.5.

Руководитель структурного подразделения

Важно

13. Руководит работниками подразделения, принимает меры по соблюдению ими правил внутреннего трудового распорядка. 14. Представляет предложения о поощрении или наложении взысканий на подчиненных работников, содействует повышению их квалификации. 15. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

Инфо

Самостоятельно принимать решение о поощрении отличившихся работников, о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности нарушителей производственной и трудовой дисциплины. 5. Требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу работодателя и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка организации. 6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность руководителя подразделения Руководитель подразделения несет ответственность в следующих случаях: 1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации. 2.
Осуществляет контроль за сроками представления рукописей, подготовки их к набору и обработки корректурных оттисков, за выполнением полиграфическими предприятиями графиков по набору, печати и изготовлению тиража издания. 7. Организует своевременное оформление издательских договоров с авторами и договоров (контрактов) с внешними руководителя подразделениями, рецензентами, художниками и другими лицами, привлекаемыми к выполнению работ по изданию литературы, заключение договоров и оформление заказов на выполнение различных полиграфических и оформительских работ сторонними организациями. 8. Контролирует правильность подготовки документов по расчетам за выполненные ими работы, установления авторских гонораров и размеров оплаты внештатным работникам.
9. Утверждает номиналы и тиражи изданий с учетом состояния и перспектив развития рынков их сбыта. 10.

Должностная инструкция руководителя структурного подразделения предприятия

Обеспечивает технически правильное использование основных средств, создание безопасных и здоровых условий труда, а также своевременное предоставление работникам льгот и компенсаций за опасные и вредные условия труда.2.2.6. Осуществляет подбор работников, их расстановку и целесообразное использование их труда.2.2.7. Создает условия для выявления творческой инициативы и активности работников в достижении высоких результатов труда.2.2.8.

Предоставляет помощь и обеспечивает распространение творческих начинаний, проводит воспитательную работу в коллективе.2.2.9. Контролирует соблюдение работниками правил и норм охраны труда, производственной и трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, правил промышленной санитарии и пожарной безопасности.2.2.10.
Вносить на рассмотрение руководителя организации представления о приеме, перемещении и увольнении работников, о поощрении отличившихся работников и о применении дисциплинарных взысканий к работникам, нарушающим трудовую дисциплину. 5.9. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей. 5.10. Требовать от руководителя организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

1. Ответственность руководителя структурного подразделения

Руководитель структурного подразделения несет ответственность: 6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины. 6.2.
Рассматривает на совещаниях с участием уполномоченных по вопросам охраны труда и на рабочем собрании вопроса состояния охраны труда, заслушивает информацию о состоянии условий труда в структурном подразделении, разбирает отдельные нарушения правил безопасности.2.2.37. Собирает и обобщает замечания и предложения рабочих по вопросам охраны труда; разрабатывает на их основе конкретные мероприятия по улучшению и оздоровлению условий труда, повышению уровня безопасности труда и подает их директору предприятия для внесения в план комплексных мероприятий по улучшению условий и безопасности труда, организовывает своевременное выполнение запланированных мероприятий.2.2.38. В установленные сроки информирует руководство предприятия о состоянии условий труда в структурном подразделении, о выполнении работ по улучшению условий и безопасности труда, выполнении приказов, указаний и предписаний. 3.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Руководителя структурного подразделения

(по документационному обеспечению управления)

1. 1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция составлена в соответствии с Постановлением Минтруда РФ от21.08.1998г. №37 «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, учреждениях и организациях».

1.2. Руководитель структурного подразделения относится к категории руководителей.

1.3. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность руководителя структурного подразделения.

1.4. На должность руководителя структурного подразделения назначается лицо с высшим, или средним специальным образованием, имеющей опыт работы по делопроизводству не менее5 лет.

1.5. Руководитель структурного подразделения назначается на должность приказом директора техникума, подчиняется непосредственно директору техникума.

1.6. Руководитель структурного подразделениядолжен знать:

Конституцию Российской Федерации;

Законодательство о труде;

Законодательные и нормативные правовые акты, постановления, положения, инструкции и другие нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

Основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

Стандарты унифицированной системы организационно- распорядительной документации;

Организационно-функциональную структуру организации, распределение обязанностей между руководящими должностными лицами организации и структурными подразделениями;

Порядок контроля прохождения служебных документов и материалов;

Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

Организацию архивного дела;

Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документального обеспечения техникума;

Порядок работы с персональным компьютером, современные компьютерные программы, а также уметь пользоваться Интернетом;

Нормы делового этикета и уметь работать с людьми;

Устав, приказы и указания директора техникума, основные нормативно-методические документы, регламентирующие правила составления и оформления документов;

Правила внутреннего трудового распорядка техникума;

Правила и нормы охраны труда.

1.7. Руководитель структурного подразделения в работе руководствуется:

Уставом, приказами и указаниями директора техникума;

Основными нормативно-методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними;

Инструкцией по делопроизводству;

Правилами внутреннего трудового распорядка техникума;

Настоящей должностной инструкцией.

1. 8. В период временного отсутствия руководителя структурного подразделения его обязанности возлагаются на документоведа (секретаря директора) приказом директора техникума. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Функции

2.1.Организация и контроль движения документов в техникуме с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

2.2.Внедрение и совершенствование автоматизированной системы делопроизводства.

2.3.Сопровождение программного и информационного обеспечения, внедрение технологической базы данных.

2.4.Оформление, выпуск, учет и хранение приказов и распоряжений по техникуму.

2.5.Экспедиционная обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции, в том числе с применением электронных и факсимильных средств связи.

2.6. Обеспечение режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.7.Обеспечение техникума бланками на электронном носителе для составления соответствующих документов, касающихся делопроизводства.

2.8. Прием и отправка документов по почте, факсу, электронной почте и их первичная обработка.

2.9.Регистрация документов.

2.10.Хранение и использование печатей, штампов и бланков.

2.11.Контроль над сроками исполнения документов.

2.12.Подготовка и сдача документов в архив согласно установленным требованиям.

2.13.Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства в техникуме.

2.14.Методическое руководство делопроизводством в службах техникума.

2.15.Разработка предложений по установлению исполнительской дисциплины, по исполнению службами техникума поручений, о заслушивании на директоратах руководителей служб техникума и отдельных сотрудников, допускающих просрочку и неисполнение решений и поручений директора техникума.

1. 3. Должностные обязанности

Руководитель структурного подразделения обязан:

3.1. Организовывать работу сотрудников службы документационного обеспечения техникума.

3.2. Участвовать в подготовке созываемых директором совещаний и организовывать их техническое обслуживание.

3.3. Вести предварительную запись посетителей на личный прием к директору техникума.

3.4. Осуществлять доклад директору поступивших документов адресованных директору техникума.

3.5. Осуществлять контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

3.6. Вести учет всех документов взятых на контроль и контролировать их исполнение.

3.7. Отвечать за качество подготовки, правильности составления, согласования и оформления документов, предоставляющих на подпись директору техникума.

3.8. Вести журнал учета печатей и штампов техникума.

3.9. Проводить сверку наличия печатей и штампов 1 раз в год.

3.10. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства в техникуме и организовывать их внедрение.

3.11. Разрабатывать должностные инструкции на сотрудников службы документационного обеспечения техникума.

3.12. Принимать меры по обеспечению сотрудников службы документационного обеспечения техникума необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой.

3.13. Организовывать и проводить практические занятия с сотрудниками службы документационного обеспечения техникума и руководителями служб техникума по ведению делопроизводства.

3.14. Осуществлять проверки организации работы по ведению делопроизводства в службах техникума.

3.15. Формировать и подготавливать архивные материалы в дела по передаче в архив, согласно перечню номенклатуры.

3.16. Ежегодно готовить номенклатуру дел техникума.

3.17. Принимать меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

3.18. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

3.19. Составлять отчетные данные по направлению своей работы.

3.20. Проводить выборку документов, дел и журналов для уничтожения согласно срокам хранения по перечню номенклатуры.

3.21. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

3.22. Проводить первичный и повторный инструктаж по охране труда.

3.23. Контролировать своевременное прохождение сотрудниками обязательных ежегодных медицинских осмотров.

3.24. Контролировать соблюдение работниками требований действующих инструкций по охране труда.

3.25. Организовать контроль и учет рабочего времени сотрудников службы документационному обеспечению управления.

3.26. Вести табель учета рабочего времени сотрудников службы документационному обеспечению управления.

3.27. Инициировать в порядке, предусмотренном законодательством, а также локальными нормативными актами, процедуру вынесения дисциплинарного взыскания в случае нарушения сотрудниками службы документационного обеспечения техникума трудовой дисциплины, неисполнения или ненадлежайшие исполнение сотрудниками по их вине возложенных на них трудовых обязанностей.

3.28. Выполнять иные поручения директора техникума по вопросам, возникшим в связи со служебной необходимостью.

1. 4. Права

Руководитель структурного подразделения имеет право:

4.1.Получать от руководителей служб техникума информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4.2.Представлять на рассмотрение директору техникума предложения по вопросам документационного обеспечения техникума.

4.3.Требовать от руководителей служб оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

1. 5. Ответственность

Руководитель структурного подразделения несет ответственность:

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения- в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба- в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.4. За нарушение требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных - в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.5. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функций и обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, приказов, распоряжений, поручений руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью и иные правонарушения - в соответствии с действующим законодательством РФ: замечание, выговор, увольнение.

6.Взаимодействия

Руководитель структурного подразделения:

6.1. Работает по графику, составленному исходя из40-часовой рабочей недели и утвержденному директором техникума.

6.2. Самостоятельно планирует свою работу на каждый учебный год и полугодие. План работы утверждается директором техникума не позднее пяти дней с начала планируемого периода.

6.3. Получает от директора техникума информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в свою компетенцию, с заместителями директора техникума и работниками техникума.

6.5. Исполняет обязанности секретаря директора техникума в период его временного отсутствия (отпуск, болезнь и т. п.). Исполнение обязанностей осуществляется в соответствии с законодательством о труде и Уставом техникума на основании приказа директора или решения Педагогического совета техникума, если соответствующий приказ не может быть издан по объективным причинам.

6.6. Передает директору информацию, полученную на совещаниях, семинарах, непосредственно после ее получения.

6.7. Соблюдает конфиденциальность.