Документоведение – научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления. Основу терминосистемы документоведения составляет терминология ДОУ. Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов называется делопроизводство. Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» в соответствии с ГОСТом Р 51141 – 98 синонимичен термину «документационное обеспечение управление»

Основные задачи и функции службы ДОУ

Основными задачами службы являются:

1) обеспечение документирования управленческой деятельности;

2) организация работы с документами в учреждении;

3)совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи ДОУ, определяют ее функции.

Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Функции службы ДОУ

Функции службы документационного обеспечения управления организации:

1 Организационно-методические. Разработка нормативных и методических документов по делопроизводству (инструкции по документационному обеспечению, номенклатуры дел и др.); разработка нормативных документов, регламентирующих деятельность службы документационного обеспечения управления (положения о службе, должностных инструкций работников); организация повышения квалификации работников службы документационного обеспечения управления и др.

2 Технологические. Прием и первичная обработка документов; Предварительное рассмотрение документов; Регистрация документов (поступающих, отправляемых, внутренних)организация рассмотрения документов и передача их исполнителям; отправка документов; Изготовление документов; копирование и тиражирование документов; Формирование дел; подготовка дел к передачи в архив и др.

3 Конструкторские. Разработка бланков документов; разработка унифицированных форм документов; совершенствование форм и методов работы с документами и др.

4 Информационно-аналитические. Подготовка проектов резолюций по документам, требующим рассмотрения руководства; подготовка проектов служебных писем, распорядительных и др. документов; участие в согласовании документов; анализ и обобщение данных о результатах контроля исполнения документов; подготовка сводок (отчетов) об объемах документооборота; поиск документов в архиве организации по заданию руководства и др.

5 Контрольные. Контроль за организацией работы с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях, в т. ч. в филиалах, отделениях, представительствах; контроль за соблюдением норм и правил в работе с документами; контроль за обеспечением сохранности документов и дел и др.

Структура.

Положение о структурном подразделении – локальный нормативный акт, в котором определяются:

1 порядок создания (образования) подразделения

2. правовое положение подразделения в структуре организации

3.структура подразделения

4. задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения

5. порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами предприятия

Положение о структурном подразделении изготавливается в одном подлинном экземпляре, который хранится в дирекции или канцелярии, по одной копии направляется в соответствующее структурное подразделение, в отдел кадров, в подразделение, разработавшее положение. Положения обо всех структурных подразделениях хранятся на предприятии постоянно.

Положение о структурном подразделении разрабатывается отделом организации и оплаты труда, службой персонала или кадровой службой. К совместной работе рекомендуется привлекать юридический или правовой отдел. Проект Положения о структурном подразделении подлежит обязательному согласованию с:

1.вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения)

2. заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками

3. руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом

4. начальником юридического или правового подразделения либо с юристом организации

Иногда каждое структурное подразделение самостоятельно разрабатывает для себя данное Положение, что крайне нежелательно, так как Положения по всем структурным подразделениям должны вырабатываться с учетом единых для предприятия правил и требований.

Законодательством не определены требования к Положениям о структурных подразделениях и правила их разработки, поэтому каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах.

Положение о структурном подразделении может включать в себя следующие разделы:

1.общие положения

2.структура и штатная численность подразделения

3. цели и задачи

4. функции

5.права и полномочия

6.руководство

7.взаимодействие (служебные связи)

8.ответственность

9.организация работы

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения индивидуальные разрабатываются на его основе

Положение разрабатывается ее руководителем и им подписывается. Подписанное руководителем Положение передается на согласование, которое внутри организации оформляется визой.

1.1 Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации.

1.2 Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

1.3 Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

Основной целью службы ДОУ, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

постоянное совершенствование форм и методов работы сдокументами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

построение информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

сокращение документооборота;

унификация документооборота;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организациях, их структурных подразделениях;

внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

Функции современной службы ДОУ в Республике Беларусь определяются из целей и задач ее деятельности, которые регламентируются положением о ней . Проанализировав Примерное положение о службе ДОУ можно сказать, что в состав типовых функций входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.

К технологическим функциям относятся:

прием, учет и регистрация поступающих и отправляемых документов;

организация по поручению руководства подготовки проектов документов, обеспечение их оформления и выпуска;

организация машинописного изготовления документов;

копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

разработка и проектирование бланков документов;

подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:

подготовка к докладу руководству поступающих документов;

организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

организация хранения документов в структурных подразделениях;

организация работы архива организации в соответствии с нормативными и методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству, организация использования архивных документов в текущей деятельности организации;

организация повышения квалификации и обучения сотрудников организации, ответственных за работу с документами;

организация рабочих мест работников службы ДОУ, условий труда сотрудников службы ДОУ;

организация работы по рассмотрению и исполнению обращений граждан;

разработка совместно с подразделениями организации мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также повышению исполнительской дисциплины;

формирование и совершенствование автоматизированной системы документационного обеспечения деятельности организации;

обеспечение защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа и регламентация допуска к информации и документации.

К контрольным функциям относят:

контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих и внутренних документов);

ведение контроля за прохождением и исполнением документов, обобщение и анализ сведений о ходе и результатах контроля исполнения документов, систематическое информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины;

осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

осуществление контроля за соблюдением правил эксплуатации автоматизированной информационной системы, порядком формирования информационных массивов. Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы;

изучение перспективного отечественного и зарубежного опыта в организации документационного обеспечения управления .

Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Примерном положении о службе ДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности - от секретаря до управления делами.

Также согласно Примерному положению, служба ДОУ должна взаимодействовать с другими структурными подразделениями организациями. Показать это взаимодействие можно с помощью нижеприведенной таблицы.

Таблица 1 - Взаимодействие службы ДОУ со структурными подразделениями организации

Структурное подразделение	Взаимодействие
Все структурные подразделения	Вопросы документационного обеспечения управления и соблюдения требований стандартов
Юридическая служба	Правовые вопросы, связанные с подготовкой документов
Службы кадров, труда и заработной платы и соответствующие научно-исследовательские организации	Вопросы подбора и расстановки кадров делопроизводственной службы и повышения их квалификации в условиях широкого использования современной офисной техники, разработки внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами, компьютеризацией делопроизводства
Службы материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания	Обеспечение средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытовое обслуживание работников службы
Вычислительный центр	Разработка и внедрение новейших информационных технологий в делопроизводство
Структурные подразделения, отвечающие за конфиденциальное делопроизводство

Примерное положение о службе ДОУ определяет следующие права службы:

принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе;

контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверки до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции и др.

Что касается обязанностей службы ДОУ, то она должна:

обеспечивать установленный порядок в работе с документами организации;

выполнять указания и поручения руководства;

соблюдать необходимые условия труда работников службы делопроизводства .

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что служба ДОУ берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.

Она должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а также взаимодействовать с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.

На сегодняшний день работа службы ДОУ с документами во многих организациях все еще осуществляется в стандартном «бумажном» виде. Автоматизация обмена документами в таких организациях находится на уровне обмена файлами в сетевой среде Windows и электронной почты. Такой способ имеет следующие недостатки:

большие временные затраты на согласование и передачу документов;

невозможность организации эффективного поиска документов;

неэффективная организация отслеживания и контроля изменений, вносимых в документ;

дублирование операций обработки (необходимо перепечатывать документ при внесении изменений);

неэффективная организация разграничения доступа к документам;

неэффективная организация контроля процесса обработки документов и исполнения поручений, а в ряде случаев - отсутствие контроля и др. .

В качестве решения существующих проблем документооборота и с целью значительного повышения эффективности деловых процессов и системы управления, считаю необходимым внедрять автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ). Эта система позволит устранить:

разногласия между структурными подразделениями и отдельными исполнителями, совместно выполняющими работу, возникающие из-за плохой взаимной информированности о состоянии деловых процессов;

жалобы специалистов всех уровней на информационную загруженность;

отсутствие целостной картины происходящего в организации или в отельных структурных подразделениях;

нежелательные утечки информации, происходящие вследствие неупорядоченного хранения больших объемов документации;

множество недокументированных эпизодов управления и отсутствие четких схем и механизмов контроля исполнения принятых решений.

Таким образом, внедрение АСДОУ позволит оптимизировать процессы делопроизводства и документационного обеспечения управления, а также интегрировать разрозненные информационные ресурсы в единую систему; будет способствовать созданию корпоративной культуры, основные принципы которой - открытость, достоверность, быстродействие, оперативность и качество.

В статье Сукача А.Н. «Управление документацией: тенденции в ДОУ и архивном деле» значительная часть уделена новой тенденции в делопроизводстве - передаче некоторых функций по управлению документами компании внештатным специалистам. Как сказано в статье, это явление, получившее название аутсорсинга ДОУ и архивного дела, сейчас набирает обороты по популярности в России и Беларуси. Аутсорсинг (от англ. outsourcing) довольно широко распространяется в мире, а сейчас выгода от его использования стала очевидна и отечественному бизнесу .

На мой взгляд, это очень перспективная идея. Аутсорсинг в ДОУ и архивном деле может быть полезен, например, в том случае, если организация не может обеспечить архивное хранение документов своими силами, так как у нее отсутствуют свободные рабочие площади и необходимые квалифицированные кадры.

Она может заказать услугу архивного хранения документов в специализированном хранилище. Также помощь сторонней организации может быть полезна при составлении номенклатуры дел или же постановке делопроизводства организации в целом.

Таким образом, при организации службы документационного обеспечения управления необходимо использовать новейшие тенденции в ДОУ и архивном деле: автоматизация делопроизводства, аутсорсинг и др. Нужно автоматизировать все возможные процессы работы службы ДОУ. На мой взгляд, это позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников всего предприятия, организации, фирмы. Комплексная автоматизация функций службы ДОУ потребует создания единого информационного пространства организации, в котором сотрудники и руководство смогут осуществлять свою деятельность, руководствуясь едиными правилами представления и обработки информации в документном и бездокументном виде.

Введение…………………………………………………………………………………...3

1ГЛАВА. Документационное обеспечение управления…………….…..…….……….5

1 Понятие службы документационного обеспечения управления…………....5

2 Цели и задачи………………………………………….……….……………….7

3 Функции службы ДОУ…………………………….………….…………...…...8

2 ГЛАВА. Организационно – распорядительная документация службы ДОУ……….9

1 Штатное расписание предприятия……………………………………..………..9

2 Положение о службе ДОУ……….……………..……………………………....12

3 Инструкция по документационному обеспечению управления……..………14

4 Документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ……………15

3 ГЛАВА. Структура и численный состав службы…….………...……………………17

Заключение……………………………………………….….…………………………...26

Список литературы………………………………………..…………………………......28

Введение

Внастоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффектность работы организации в целом.

Актуальность темы курсовой работы заключается в том что делопроизводство- одна из функций управления основанная на научной организации с применением современной техники. В современных условиях, работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы документационного обеспечения управления не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем над их исполнением. Служба документационное обеспечение управленческой принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами. А мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающим нам в работе.

Целью курсовой работы является исследование научной проблемы управления документацией в организации, описание структуры и раскрытие основных функций службы документационного обеспечения управления, определение назначения в организации.

Исходя из цели были поставлены следующие задачи:

Изучите периодические издания, раскрывающие тему курсовой работы;

Рассказать о службе документационного обеспечения управления в организации, перечислить ее основные задачи и функции;

Рассмотреть структуру служб документационного обеспечения управления и описать их основные функции

Для написания работы изучены следующие источники :

1 Организация работы с документами: Учебник/ Под. ред. проф. В.А. Кудряева.- 2-е изд., и доп.-М. ИНФА, 2002.- 592 с.

2 Янковская В.Ф. Функции службы документационного обеспечения управления / В.Ф. Янковская// справочник секретаря и офис-менеджера – 2005. -№1 – с. 16-19

3 Румянцева С.А. Положение о ДОУ (управление документацией) / С.А.Румянцева//справочник секретаря и офис – менеджера – 2009. - №11 – 24-36 с.

4 http://www.termika.ru/dou/enc/razd4/sdou1.php

5 Березина Н.М. Современное делопроизводство., 3-е изд., - СПб.: Питер, 2007.-224 с.

6 http://clubs.ya.ru/4611686018427393915/replies.xml?item_no=1012

7 http://revolutionaudit/d00203596.html

8 Кузнецова Т.В. Делопроизводство, ДОУ 5-е издание испрал. и дополн. – М.: ООО «Журнал управление персоналом», 2007 – 528 с.

1 ГЛАВА Документационное обеспечение управление.

1 Понятие службы документационного обеспечение управления.

Документоведение – научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления. Основу терминосистемы документоведения составляет терминология ДОУ. Традиционно сфера деятельности, связанная с обработкой документов называется делопроизводство.

Терминологический стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Термин «делопроизводство» в соответствии с ГОСТом Р 51141 – 98 синонимичен термину «документационное обеспечение управление»

Термин «документационное обеспечение управление» подчеркивает информационно - технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и образован по аналогии с такими терминами как «программное обеспечение», «информационное обеспечение» и т.д. Этот термин вошел в научный оборот более 10 лет назад в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации.

Делопроизводство (документационное обеспечение управление) предполагает, прежде всего создание документов или документирование, под которым понимается запись информации на различных носителях по установленным правилам, организация работы с документами, их хранение и использование в текущей деятельности.

Документационное обеспечение управление выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управлению выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Выбор организационной формы службы документационное обеспечение управления зависит от решения руководства организации и самой службы. Регламентации выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Документационное обеспечение управление присутствует в каждой организации независимо от формы и собственности характера и направления деятельности.

2 Цели и задачи

Служба документационного обеспечения управления принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи :

1 совершенствование форм и методов работы с документами;

2 обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;

3 контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

4 сокращение документооборота, количества форм документов;

5 разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

6 участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров

Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами.

3 Функции службы ДОУ

В современных условиях, когда работы с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы документационного обеспечения управления не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением.

Функции службы документационного обеспечения управления организации:

1 Организационно-методические. Разработка нормативных и методических документов по делопроизводству (инструкции по документационному обеспечению, номенклатуры дел и др.); разработка нормативных документов, регламентирующих деятельность службы документационного обеспечения управления (положения о службе, должностных инструкций работников); организация повышения квалификации работников службы документационного обеспечения управления и др.

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по ДОУ. Служба ДОУ решает следующие задачи:

• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами;
• сокращение документооборота, унификация форм документов;
• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии.

Функции службы ДОУ

Служба ДОУ выполняет следующие функции.

• 1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов предприятия, внесение в них изменений.
• 2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.
• 3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
• 4. Контроль прохождения, исполнения и оформления документов в установленные сроки; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов; систематическое информирование руководства но этим вопросам.
• 5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.
• 6. Разработка номенклатуры дел предприятия, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
• 7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
• 8. Организация контроля работы с документами в структурных подразделениях.
• 9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий но совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины.
• 10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.
• 11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений Росархива.
• 12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.
• 13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация обработки документов.

Права и ответственность службы ДОУ

Служба ДОУ имеет право:

• 1) осуществлять контроль состояния делопроизводства в организации и в подразделениях;
• 2) контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами;
• 3) запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы;
• 4) проводить проверки организации ДОУ структурных подразделений и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;
• 5) привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
• 6) возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
• 7) совместно с вычислительным центром определять задачи ДОУ, подлежащие автоматизации;
• 8) подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
• 9) разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;
• 10) вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
• 11) участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
• 12) вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

Служба ДОУ несет ответственность за обеспечение установленного порядка работы с документами в организации; выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

Прежде чем рассмотреть основные функции службы ДОУ, следует выделить цель и те основные задачи, которые она призвана решать. Целью службы ДОУ является своевременное обеспечение документированной информацией сотрудников организации (потребителей информационной системы). Основные задачи службы ДОУ:

Обеспечение единого порядка документирования и работы с документами в организации в соответствии с действующими нормами;

Совершенствование форм и методов работы с документами, включая их автоматизацию.

Набор функций службы ДОУ для решения этих задач относится к типовым и регламентирован «Общими положениями ГСДОУ». Рассмотрим функции, раскрывающие основные участки работ и их группировку в соответствии со структурными подразделениями, создающимися для их выполнения.

Наименование подразделения	Выполняемые функции
СЕКРЕТАРИАТ (помощник руководителя, секретарь-референт, технический секретарь)	предварительное рассмотрение и подготовка документов на имя руководителя; подготовка и согласование документов по поручению руководителя; организация и документационное обслуживание переговоров и совещаний, документирование коллегиальных органов управления; бездокументное обслуживание руководителя: (телефонные переговоры, прием посетителей, организация работы приемной, организационно-информационное обслуживание и техническое обеспечение, организация деловых встреч и командировок руководителей и т.п.)
ПРОТОКОЛЬНАЯ ГРУППА	разработка планов работы коллегиальных органов; организация и проведение заседаний органов управления; документирование их деятельности; подготовка проектов нормативно-распорядительных документов, писем, справок; оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов, выписок из протоколов заседаний анализ справок и докладов структурных подразделений; прием, регистрация, организация хранения, рассылка необходимых документов; информационно-справочная работа; контроль за исполнением решений коллегиальных органов.
ОТДЕЛ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОУ (бюро, сектор, центр).	- разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию ДОУ (от создания бланков, включая обеспечение защиты информации, создания Табеля и Альбома форм документов, до совершенствования документооборота и организационно-технического оснащения ДОУ); - разработка нормативно-методического обеспечения ДОУ; - разработка классификационных справочников организации (классификаторы, номенклатура дел, перечни документов со сроками хранения); - проведение повышения квалификации работников ДОУ и специалистов аппарата управления; - консультирование работников организации и контроль их деятельности по вопросам ДОУ.
ЭКСПЕДИЦИЯ	- прием и отправка документов; - доставка их в структурные подразделения; - количественный учет входящих и исходящих документов.
ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ПО УЧЕТУ И РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ	- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; - формирование и ведение информационно-справочной работы; - контроль за правильностью составления и оформления исходящих и внутренних документов; - подготовка документов для представления руководству на рассмотрение; - формирование дел и подготовка их к передаче на хранение в архив.
ГРУППА КОНТРОЛЯ (бюро, отдел, инспекция)	- организация контроля сроков исполнения документов, постановка их на контроль и снятие с контроля; - регулирование исполнения и информирование руководства о ходе исполнения документов; - организация итогового контроля (анализ исполнительской дисциплины и обоснованности сроков исполнения документов).
ПРИЕМНАЯ (группа писем или отдел обращений граждан)	- формирование и хранение дел с обращениями граждан; - анализ и обобщение причин обращения и результатов их рассмотрения; организация приема граждан руководством организации (органа власти).
ЦЕНТР ИЗГОТОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (отдел, группа)	- перепечатка документов с черновиков; - считка и правка текстов; - учет выполняемой работы.
КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНОЕ БЮРО	- копирование документов; - тиражирование документов; - подготовка рекламной продукции; - учет выполняемой работы.
ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ	- прием на хранение документов от структурных подразделений и оказание им методической помощи - контроль за соблюдением правил формирования и хранения дел в структурных подразделениях - учет, систематизация и хранение документов, организация их движения и использования - участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и ДОУ - подготовка и передача дел на государственное хранение.

В настоящее время в связи с автоматизацией работы с документированной информацией в организациях создается соответствующая СЛУЖБА УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИЕЙ, деятельность которой пока не регламентируется нормативными документами. Обычно подразделениями службы являются отдел технического обслуживания электронной системы, информационно-аналитический отдел и др..

Основные функции этой службы:

˜ внедрение информационных технологий на основе использования средств вычислительной техники

˜ создание комплексной информационной системы организации

˜ деятельность по эксплуатации информационной системы

˜ проектирование и поддержка системы информационных потребностей потребителей базы данных

˜ подбор квалифицированных кадров службы и т.п.

Таким образом, мы видим, что функции службы ДОУ, в целом, типизированы и сгруппированы. Любая организация или органы исполнительной власти при проектировании службы ДОУ могут опираться на предлагаемые структурно-функциональные варианты, учитывая особенности своей структуры и специфику деятельности. При необходимости возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении, но набор функций должен быть представлен в любой организации полностью, даже в том случае, если все делопроизводственные функции выполняет один человек.